Icon

PERSONDATAPOLITIK

Dine personoplysninger
ALOTT respekterer reglerne for privatlivets fred for vores kunder og besøgende på vores hjemmeside, og vores mål med denne politik er på en klar og enkelt måde at beskrive for dig, hvordan vi indsamler, viser, overfører og gemmer dine oplysninger, så du føler dig sikker på, at dine personoplysninger er opbevaret på en sikker måde. ALOTT udfører al håndtering af personlige data i overensstemmelse med de nye EU-regler for behandling af personoplysninger GDPR.

Dataansvarlig
ALOTT er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger fra www.alott.dk og som modtaget af vores kunder og ansøgere via mail eller post. Personoplysninger behandles til følgende formål:
Kontaktoplysninger
Du kan kontakte os via mail på eller på telefon +45 74421188. Du kan også kontakte os via ALOTT.dk.

Indsamling af personoplysninger
Hvad er en personoplysning?
Personoplysninger er al slags information, som direkte eller indirekte kan relateres til en fysisk person. Det gælder f.eks. navn, personnummer, adresse, mailadresse og telefonnummer. Det gælder f.eks. også billetnumre, krypterede data og forskellige typer af elektroniske identiteter som IP-numre, hvis de kan knyttes til fysiske personer.

Hvordan indsamler vi personoplysninger, og hvilke oplysninger indsamler vi?
ALOTT indsamler personoplysninger på flere måder, men først og fremmest direkte fra dig.

Hvilke oplysninger, indsamler vi i forbindelse med bestilling og rejsen?
Når du bestiller en rejse hos ALOTT, indsamler vi personoplysninger fra dig for at kunne gennemføre din bestilling. Når du bestiller, indsamler vi også betalingsoplysninger, hvis du betaler online.

Vi indsamler følgende oplysninger om dig til hvert af disse formål:

- Til programansøgningen
Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, email, telefonnummer, pasinformation, baggrund, uddannelse, erhvervserfaring, alder, foto.
Følsomme personoplysninger: straffeattest og helbredsinformationer.

- Til visumansøgningen
Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, email, telefonnummer, pasinformation, baggrund, uddannelse, erhvervserfaring, alder, foto.
Følsomme personoplysninger: straffeattest og helbredsinformationer.

- Flybillet og forsikring
Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, email, telefonnummer, fødselsdag.

- Til offentlige myndigheder
Almindelige personoplysninger: navn, adresse, email, telefonnummer, fødselsdag. Følsomme personoplysninger: CPR-nr.

Når du gennemfører en rejse med os, indsamler vi også oplysninger om din rejse. Udover ovenstående oplysninger er det f.eks. billetnummer, destination, rejsevarighed og andre eventuelle tjenesteydelser, som du har valgt at benytte i løbet af rejsen. I mange tilfælde har vi ved tilmelding til diverse programmer/projekter også brug for information om helbredstilstand og særlige kostbehov.  Søger du visum eller skal du arbejde med børn har vi også brug for paskopi og/eller straffeattest. 

Oplysninger, som indsamles ved personlig kontakt
Vi indsamler personoplysninger fra dig, når du kontakter os, f.eks. via kundeservice, mail, telefon eller på andre måder. Primært indsamler vi de personoplysninger, der er nødvendige for at besvare dit spørgsmål eller behandle din sag. Det er oplysninger om navn, programtype eller bookingnummer. Afhængigt af hvordan du vælger at kontakte os, kan vi også indsamle kontaktoplysninger som mailadresse eller telefonnummer.
Ved personlig kontakt vil vi også indsamle andre personoplysninger, som du selv vælger at give til os. Det kan f.eks. være oplysninger om allergi, medicinsk tilstand eller andre oplysninger om dig.

Oplysninger, som indsamles fra en anden end dig
Ved kontakt med os i forskellige sammenhænge kan det ske, at en person anden end dig giver os personoplysninger om dig. Vores udgangspunkt er, at den, der giver os sådanne oplysninger, har indhentet dit samtykke til at give sådanne oplysninger til os. Ønsker du at en anden skal have lov at kommunikere på dine vegne, f.eks. ved en reklamation eller billetændring, skal vi bruge dit skriftlige samtykke (gerne modtaget på mail) før vi kan gå videre med den aktuelle sag.
 
Håndtering og lagring af personoplysninger
ALOTT behandler dine personoplysninger i henhold til loven. Det kan ske, at den samme personoplysning behandles både i forbindelse med udførelsen af rejseaftalen, specifikt pga. et samtykke, og fordi oplysningen er nødvendig for at opfylde andre juridiske forpligtelser. Det betyder, at selvom du trækker dit samtykke tilbage, og den behandling, som baseres på samtykket, udløber, kan personoplysningen alligevel findes hos os til andre formål. Hovedsageligt behandler vi dine oplysninger for at opfylde en aftale, som du er en part i, såsom rejsevilkår.

ALOTT kan desuden behandle oplysninger, der er nødvendige for, at ALOTT kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser går forud for dette. De legitime interesser ALOTT forfølger er blandt andet statistik og markedsføring.

Administration af din rejse
For at kunne levere de rejseydelser, som du har bestilt hos os, bruger vi dine personoplysninger på forskellige måder. Oplysningerne anvendes til at udstede billetter og rejsedokumenter, søge visum og bestille frosikring samt til at foretage og gennemføre bestilling af f.eks. afhentning i lufthavnen, indkvartering, ture, kurser samt betaling af de ydelser, du har bestilt. 
Administration af din rejse indbefatter også brugen af dine oplysninger til bogføring, afregning, revision, kredit eller anden verifikation af betalingskort, immigration og toldkontrol.

Kundepleje
Vi bruger dine personoplysninger til at give dig service, hvis du kontakter os med spørgsmål, kommentarer eller reklamationer. Vi bruger dit navn og program til at identificere dig og din rejse. Vi bruger dine kontaktoplysninger, f.eks. mailadresse og telefonnummer, til at kontakte dig i tilfælde af spørgsmål og andre sager. Vi kan også bruge alle de andre personoplysninger, som vi har indsamlet om dig, til at håndtere dit spørgsmål eller din sag, alt efter hvad der er relevant i en bestemt sag. 

Udsendelse af information
Når du har bestilt en rejse med os, bruger vi dine personoplysninger til at sende bekræftelse, vigtige oplysninger om din kommende rejse og tilbud relateret til rejsen. Dette sker til den mail- og/eller adresse, der blev oplyst, da du bestilte rejsen.
Når du er kommet hjem fra din rejse, sender vi et spørgeskema til dig, hvor beder dig om at besvare spørgsmål om din rejse, for at hjælpe os med at forbedre vores ydelser.

Cookies
På ALOTT.dk bruger vi cookies til at forbedre din oplevelse, til at indsamle oplysninger til vores markedsføring og til at udvikle hjemmesiderne. Oplysningerne gemmes anonymt. Der kan ske, at visse personoplysninger behandles af cookies på ALOTT.dk. For denne håndtering gælder foruden vores persondatapolitik også vores cookie-politik, som du kan læse her.

Udvikling af ydelser og service
Vi bruger de oplysninger, som vi indsamler om vores kunder, til at udvikle og forbedre vores produkter og ydelser. Dette gælder vores digitale ydelser, hvor vi analyserer brugeradfærd for at udvikle, hvordan vi præsenterer oplysninger og kampagner samt udformer funktioner. Dette gælder også udviklingen af vores produkter efter kundernes behov og adfærd og f.eks. for at afhjælpe mangler eller forøge sikkerheden.

Hovedsageligt bruger vi anonyme eller anonymiserede data for at foretage denne type analyse. Det kan dog ske, at vi også bruger personoplysninger, som vi har indsamlet, hvis det anses for at være relevant.

Lovbestemmelser
Dine personoplysninger kan også blive behandlet for, at vi skal være i stand til at opfylde forpligtelserne i henhold til love og regler, f.eks. vedrørende sikkerhed og rapportering.

Lagringstider
ALOTT følger god praksis i rejsebranchen. Vi gemmer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt med henblik på behandling.
Vi gemmer alle de personoplysninger, som vi indsamler, i vores kundedatabase. I kundedatabasen gemmes personoplysninger og rejsehistorik i to (2) år efter hjemkomst, hvis du ikke har givet dit samtykke til, at vi kan gemme dine data i længere tid.

Hvis du accepterer det specifikt, gemmer vi dine personoplysninger i op til 10 år. På den måde kan vi tilbyde rabat ved bestilling af ny rejse, udstede/genudstede certifikater, dele gode historier og invitationer med dig. 

Hvis du reklamerer over en rejse indenfor to år efter din sidste rejse, gemmer vi alle dine oplysninger i 10 år.

ALOTTs tekniske og organisatoriske foranstaltninger for sikker behandling af dine personoplysninger
Vi foretager løbende foranstaltninger for at opfylde principperne om ”integreret databeskyttelse og databeskyttelse som standard". Vi evaluerer løbende risici i den personoplysningsbehandling, der finder sted, og tager de nødvendige forholdsregler for at mindske risikoen.
Vi uddanner løbende vores medarbejdere i spørgsmål om databeskyttelse. 
Udlevering af personoplysninger

Interne IT-systemer
Internt håndterer vi personoplysninger i vores kundedatabase, i vores bestillings- og salgssystemer, vores kundeservicesystem og i et system til datahåndtering og dataforbedring. Disse systemer er designet til at kunne levere de ydelser, som du har bestilt fra os, og til at kunne håndtere spørgsmål og kundepleje i forbindelse med udførelsen af disse ydelser. Disse systemer kan håndtere alle de personoplysninger, som vi indsamler.

Betalingsløsninger 
Vi bruger eksterne leverandører til at håndtere betalinger. Disse leverandører har adgang til personoplysninger såsom navne, adresser og betalingsoplysninger. Denne håndtering er nødvendig for, at vi skal kunne levere de ydelser, som du har bestilt fra os.

Kontaktydelser som chatfunktion
Vi bruger en ekstern leverandør til at tilbyde chatfunktioner på vores hjemmeside.  Leverandøren har adgang til de oplysninger, der gives i chatten. Du kan læse leverandørens persondatapolitik i højre side, når du starter chatfunktionen.

Leverandører af rejserelaterede ydelser
For at kunne tilbyde nogle af de ydelser, som du har bestilt fra os, bruger vi leverandører og aftalepartnere. Det vil ofte være nødvendigt, at vi giver personoplysninger til disse for at tjenesten skal kunne udføres.

Indkvartering
Vi benytter (opholdssteder, vandrehjem, hytter, hotel) på vores destinationer i både længere perioder og til individuelle bestillinger på kundens anmodning. Vores partnere, både indenfor og udenfor EU/EØS, har adgang til de personoplysninger, som er nødvendige for, at en bestilling skal kunne foretages. Det vil sige, når det er relevant med oplysninger om navn, fødselsdato, alder og køn samt adresse og kontaktoplysninger for deltageren. 

Flyselskaber
Vi tilbyder flyrejser med mange forskellige flyselskaber. Flybilletter reserveres og købes ved vores eksterne bookingpartner Billetkontoret A/S. Flyselskaberne får via Billetkontoret, adgang til personoplysninger om dig, til det pågældende flyselskab. Det er navn, fødselsdato, alder og køn. Overførslen af oplysningerne for den rejsende sker enten via datasystemerne Amadeus eller Paxport, eller det sker via Billetkontoret til flyselskabet med passagerlister, såkaldte paxlister.

Handlingsagenter
Afhængigt af hvilket flyselskab, der bruges til rejsen, og hvilken lufthavn rejsen afgår fra, benyttes forskellige former for handlingsagenter til at udføre tjenesteydelser i forbindelse med rejsen til lufthavnen. Det kan f.eks. dreje sig om check-in og bagagehåndtering. I forbindelse med udførelsen af disse ydelser kan handlingsagenten få adgang til visse personoplysninger, der er nødvendige for at kunne udføre tjenesten.

Øvrigt
Hvis du bestiller andre rejserelaterede ydelser via os, både indenfor og udenfor EU/EØS, f.eks. udflugter eller andre aktiviteter, kan der i relevante tilfælde gives personoplysninger til den person, der skal udføre tjenesten, hvis det er nødvendigt for at levere den bestilte tjeneste. Det kan f.eks. være dit navn, fødselsdato, alder, køn og adresse samt kontaktoplysninger.

Udlevering til tredje land
Da vi arrangerer rejser til hele verden, er de fleste af vores partnere (som projekter og flyselskaber) uden for EU/EØS-området. Det betyder, at personoplysninger kan blive overført til samarbejdspartnere i disse lande til samme formål, som beskrevet ovenfor, når det er nødvendigt for at levere den ydelse, du har anmodet om. Uanset hvilket land, som ALOTT sender dine personoplysninger til, har ALOTT en forpligtelse til at sikre, at der opretholdes et højt beskyttelsesniveau for dine personoplysninger – hvilket ALOTT naturligvis vil gøre.

Dine rettigheder
Nødvendig håndtering af personoplysninger og håndtering på baggrund af samtykket
Persondatabehandling, der er nødvendig for at vi skal opfylde en aftale med dig, eller for at vi skal opfylde en juridisk forpligtelse, er tilladt uden samtykke. Hvis vi skal indsamle og håndtere dine personoplysninger til et andet formål kræves derimod, at du accepterer behandlingen. Du giver dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, når du benytter vores ydelser på ALOTT.dk og ved kontakt med vores rejsekonsulenter.

Tilbagekaldelse af samtykke
Du kan til enhver tid vælge at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via de kontaktoplysninger, som du finder ovenfor under afsnittet ”Kontaktoplysninger”. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, vil vi slette personoplysningerne og afbryde den behandling, der blev omfattet af dit samtykke.
Det kan ske, at samme personoplysninger behandles både på baggrund af samtykket og fordi oplysningen er nødvendig, eller på grund af andre regler. Det betyder, at selvom du trækker dit samtykke tilbage og den behandling, som er baseret på samtykket, ophører, kan personoplysningerne stadig opbevares hos os til andre formål.

Ret til at få information om de personoplysninger, vi har gemt om dig
Hvis du vil have information om, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, kan du sende en ansøgning om dette til den adresse, som du finder ovenfor under afsnittet ”Kontaktoplysninger”. Retten til indsigt er beskrevet i § 31 i PDL.

Hvordan anmoder jeg om et dataudtræk?
Du skriver og anmoder om et registerudtræk fra ALOTT. Vær opmærksom på, at du er nødt til at sende en skriftlig anmodning, da den skal indeholde din underskrift. Du kan derfor ikke sende anmodningen pr. mail. Mærk brevet ”Anmodning om persondataudtræk”.
Du kan skrive således i din ansøgning:

Persondataudtræk - til den ansvarlige for ALOTTs persondata
Hermed ansøger jeg om information ifølge § 31 i Persondataloven.
...........................................................................
(By og dato)
..........................................................................
(Underskrift)
.........................................................................
(Navn med blokbogstaver, personnummer og adresse)
(mailadresse/telefonnummer)
…………………………………………………………………….
________________________________________

Ret til kontrol over dine personoplysninger
Du har ret til at anmode om, at oplysningerne om dig skal slettes, suppleres eller korrigeres. Du har også ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger er begrænset til bestemte formål og f.eks. ikke kan bruges til direkte reklame eller såkaldt profilering.

Hvis du ønsker at klage
Enhver, der mener, at et firma overtræder PDL eller anden lov om privatlivets fred, kan henvende sig til Datatilsynet. Læs mere på Datatilsynets hjemmeside.